Mehr als 20 Softwareanbieter versprechen, die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung „einfach, schnell und rechtssicher“ zu lösen. Das Problem: Fast alle Ratgeber zu diesem Thema stammen von Anbietern die ihre eigene Lösung empfehlen. Dieser Beitrag ist anders: Kein Werbepartner, keine Provision – stattdessen ein unabhängiger Überblick über kostenlose BG-Tools, kostenpflichtige Software und die Frage, ob Excel wirklich eine schlechte Wahl ist.
Darf ich Excel für die Gefährdungsbeurteilung nutzen? Die ehrliche Antwort
Diese Frage wird in keinem Ratgeber klar beantwortet – weil die meisten Ratgeber von Softwareanbietern stammen. Die rechtlich korrekte Antwort: Ja, Excel ist zulässig. § 6 ArbSchG schreibt lediglich Schriftlichkeit ab 10 Beschäftigten vor – kein bestimmtes Format, kein bestimmtes Programm.
| Kriterium | Excel / Word | Spezialisierte GB-Software |
|---|---|---|
| Rechtlich zulässig | Ja | Ja |
| Versionskontrolle | Manuell – hohes Fehlerrisiko | Automatisch mit Zeitstempel |
| Fristenmanagement | Separater Kalender notwendig | Automatisch mit Eskalation |
| Mehrere Standorte | Sehr aufwendig | Zentral abbildbar |
| Psychische GB 2026 | Schwer abbildbar (5 Felder, Dialog) | In spezialisierten Tools integriert |
| Auditfestigkeit | Begrenzt – Änderungen schwer nachvollziehbar | Hoch – automatische Protokollierung |
| Kosten | Kostenlos | Ab 0 € (BG-Tools) bis 500+ €/Monat |
Fazit: Bis ca. 10 Beschäftigte mit einfachen Tätigkeiten und einer Betriebsstätte ist Excel oft vollständig ausreichend. Ab mehr Beschäftigten, mehreren Standorten oder bei erhöhtem Kontrollrisiko lohnt Software – wegen automatischem Fristenmanagement und Auditfestigkeit.
Kostenlose GB-Tools der Berufsgenossenschaften – was viele nicht wissen
Fast alle Ratgeber verschweigen diesen Punkt: Die meisten Berufsgenossenschaften bieten kostenlose GB-Software oder Online-Tools an – branchenspezifisch und behördlich anerkannt. Für viele KMU sind diese Tools vollständig ausreichend.
| Tool / Anbieter | Zielgruppe | Besonderheit |
|---|---|---|
| GEDOKU 2.5 VBG (Verwaltungs-BG) | Alle Branchen nutzbar | GEDOKU ist ab sofort mit neuen KI-gestützten Funktionen verfügbar; Offline-Windows-Software; DSGVO-sicher da lokale Datenspeicherung; kostenloser Download auf vbg.de |
| BGW Online-GB BGW (seit Ende 2025) | Gesundheitswesen, Kitas, Friseure | Seit Ende 2025 bietet die BGW eine neue Anwendung zur Online-Gefährdungsbeurteilung an, die allen Unternehmen offensteht. Branchenspezifische Gefährdungskataloge; webbasiert |
| Praxisgerechte Lösungen 5 BG ETEM | Elektro, Textil, Medien | Branchenspezifische Musterkataloge und Bearbeiter- und Terminverwaltung; Intranet-Präventionswerkzeuge für Mittel- und Großbetriebe |
| GDA-Orga-Check BAuA / GDA | Alle Branchen | Kostenloser Selbstcheck der Arbeitsschutzorganisation; kein vollständiges GB-Tool, aber guter Einstieg zur Standortbestimmung |
Kostenpflichtige GB-Software: Wann und für wen?
Wenn keine Software speziell zur Gefährdungsbeurteilung zur Verfügung steht, nutzen Betriebe für diese Aufgaben unterschiedliche Programme, verknüpfen Dokumente in Excel oder drucken sie aus. Je mehr Gefährdungen und Personen involviert sind, desto umständlicher. Ab einer gewissen Komplexität lohnt kostenpflichtige Software:
| Anbieter | Schwerpunkt | Einstiegspreis | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Quentic | EHS-Management, Umwelt + Arbeitsschutz | Auf Anfrage | Mittel- und Großbetriebe, ISO 45001-Vorhaben |
| Secova | Unterweisungen + GB kombiniert | Auf Anfrage | Unternehmen mit vielen Unterweisungspflichten |
| qmBase | QM + Arbeitsschutz kombiniert | ab 79 €/Monat | KMU; schon ab 3 Nutzern startbar; Baukasten-Prinzip |
| DearEmployee | Psychische GB (GBpsych-Spezialist) | Auf Anfrage | Von Arbeitspsychologinnen entwickelt; wissenschaftlich validierte Erhebungsinstrumente; GDA-konforme Dokumentation |
| ehs 360 plus (WEKA) | Vollständige GB-Dokumentation | Auf Anfrage | Komplexe Betriebsstrukturen, mehrere Standorte |
Hinweis: Preise basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand September 2026). Immer individuelle Angebote einholen. Dieser Beitrag hat keine Werbepartner und erhält keine Provision von genannten Anbietern.
Entscheidungsmatrix: Was ist die richtige Lösung für Ihren Betrieb?
| Betriebsgröße | Situation | Empfehlung |
|---|---|---|
| Bis 10 MA | Einfache Tätigkeiten, eine Betriebsstätte | Excel oder BG-Gratis-Tool ausreichend |
| 10–50 MA | Mehrere Tätigkeitsgruppen, GBpsych-Pflicht | BG-Tool + strukturierte Vorlage ODER Einstiegsmodul kostenpflichtig |
| 50–250 MA | Mehrere Bereiche, GDA-Kontrollen wahrscheinlich | Spezialisierte GB-Software; Fristenmanagement entscheidend |
| Ab 250 MA / mehrere Standorte | Komplexe Struktur, ISO 45001 angestrebt | EHS-Gesamtlösung (Quentic, Secova o. ä.) |
| Gesundheit, Kita, Friseur | BGW-Mitglied, branchenspez. Gefährdungen | BGW Online-GB-Tool (kostenlos, branchenspezifisch) |
KI in der Gefährdungsbeurteilung: Was 2026 möglich ist
GEDOKU ist ab sofort mit neuen KI-gestützten Funktionen verfügbar – die VBG hat als erste große BG KI in ihr kostenloses Tool integriert. Damit beginnt ein neues Kapitel in der digitalen Gefährdungsbeurteilung. Was aktuell möglich ist und was nicht:
- Automatische Schutzmaßnahmen-Vorschläge: KI schlägt basierend auf eingetragenen Gefährdungen passende Maßnahmen vor (GEDOKU 2.5)
- Gefährdungserkennung aus Unfallberichten: Mehrere kommerzielle Anbieter testen KI-Module die aus historischen Unfällen Muster ableiten
- Was KI nicht kann: Die fachliche Bewertung durch Arbeitgeber, Betriebsarzt oder Sifa ersetzen. Verantwortung verbleibt beim Arbeitgeber – KI ist Unterstützung, kein Ersatz
- Datenschutz bei KI-Tools: Bei cloudbasierten Lösungen zwingend DSGVO-Konformität und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO prüfen – Gesundheitsdaten sind besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO
Spezialfall psychische Gefährdungsbeurteilung: Was die Software leisten muss
Der entscheidende Unterschied zwischen GB-Psych-Lösungen liegt nicht darin, ob sie einen Fragebogen bereitstellen – das tun nahezu alle. Der Unterschied liegt darin, was nach der Erhebung passiert. Das BAuA-Handbuch Kapitel 9 (Januar 2026) fordert ausdrücklich dialogorientierte, partizipative Verfahren – ein reiner Online-Fragebogen ohne moderierte Workshop-Komponente gilt nicht mehr als ausreichend.
Was eine GDA-konforme GBpsych-Software leisten muss:
- Alle 5 GDA-Belastungsbereiche abdecken (inkl. neue Arbeitsformen / Homeoffice)
- Dialogorientierte Komponente ermöglichen oder unterstützen – nicht nur Fragebogen
- Maßnahmenableitung dokumentieren – mit Verantwortlichen, Zeitplan, Erfolgsindikator
- Wirksamkeitsprüfung zeitlich planen und dokumentieren
- DSGVO-konform – anonyme Erhebung, AVV, keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen
→ Vollständiger Ratgeber: Psychische Gefährdungsbeurteilung nach GDA-Leitlinie 2026
Kostenloser Download: GB-Software-Vergleich als PDF
Excel vs. Software, kostenlose BG-Tools im Überblick, Entscheidungsmatrix nach Betriebsgröße, KI in der GB und GBpsych-Anforderungen – kompakt für Arbeitgeber, Sifas und HR-Verantwortliche:
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Häufige Fragen zur Gefährdungsbeurteilung Software (FAQ)
Darf ich die Gefährdungsbeurteilung in Excel dokumentieren?
Ja – § 6 ArbSchG schreibt kein bestimmtes Format vor. Excel ist rechtlich zulässig. Für kleine Betriebe mit einfachen Tätigkeiten ist Excel oft vollständig ausreichend. Ab mehr Beschäftigten, mehreren Standorten oder bei erhöhtem Kontrollrisiko lohnt spezialisierte Software wegen automatischem Fristenmanagement und Auditfestigkeit.
Welche kostenlosen Tools gibt es für die Gefährdungsbeurteilung?
GEDOKU (VBG, alle Branchen, Windows-Software, KI-Funktionen ab 2026), BGW Online-GB (seit Ende 2025, webbasiert, für alle Branchen nutzbar), Praxisgerechte Lösungen 5 (BG ETEM, Elektro/Textil/Medien). Immer zuerst das Angebot der eigenen BG prüfen – viele KMU benötigen keine kostenpflichtige Software.
Wann lohnt sich kostenpflichtige GB-Software?
Ab ca. 50 Beschäftigten, bei mehreren Standorten, wenn ISO 45001 angestrebt wird oder wenn GB und Unterweisungsdokumentation kombiniert werden sollen. Einstiegsmodelle wie qmBase sind bereits ab 79 €/Monat verfügbar.
Kann KI bei der Gefährdungsbeurteilung helfen?
Ja – erste Lösungen sind verfügbar. GEDOKU 2.5 (VBG) hat ab 2026 KI-gestützte Funktionen integriert. KI ersetzt nicht die fachliche Bewertung – Verantwortung verbleibt beim Arbeitgeber. Bei Cloud-Lösungen: DSGVO und AVV prüfen.
Welche Software eignet sich für die psychische Gefährdungsbeurteilung?
DearEmployee ist auf GBpsych spezialisiert. Wichtiger als der Anbieter: Das BAuA-Handbuch 2026 fordert dialogorientierte Verfahren – ein reiner Fragebogen reicht nicht mehr. Die Software muss alle 5 GDA-Belastungsbereiche abdecken und Maßnahmenableitung dokumentieren können.
Weiterführende Informationen
- GEDOKU 2.5 – kostenlose GB-Software der VBG (Download)
- BGW Online-Gefährdungsbeurteilung (seit Ende 2025)
- BG ETEM Softwareangebote (kostenlos)
- Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG – der 7-Schritte-Ablauf
- Psychische Gefährdungsbeurteilung – GDA-Leitlinie und BAuA-Handbuch 2026
- ASiG – Betriebsarzt und Sifa als Unterstützer bei der GB
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Genannte Softwareanbieter sind keine Werbepartner. Preisangaben basieren auf öffentlich verfügbaren Daten (Stand September 2026) – immer individuelle Angebote einholen. Bei der Auswahl einer GB-Software empfiehlt sich die Einbeziehung von Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit.